Puntos a considerar para emigrar a ERP Cloud

Cuando nuestra empresa iniciara el proceso de migración de un ERP a un ERP Cloud, debemos tener en cuenta la cantidad de información que vamos a exportar, a continuación, enlistamos los 3 aspectos principales que debes considerar al iniciar el proceso.

En su deseo de migrarlo todo, las empresas se queman los dedos y los datos importantes se pierden durante la transición. Por el contrario, si las empresas se toman el tiempo necesario para examinar todos los puntos de datos de su ERP heredado, podrían tardar meses en iniciar la transición. La mejor opción, aunque no siempre es la más fácil, es que las organizaciones sean más selectivas y drenen parte de sus datos antes de pasar a la nube.

Obviamente, hay un término medio. En un momento en que los datos son uno de los recursos más valiosos, las empresas deben hacer todo lo posible para preservar la información que les ayudará a servir mejor a sus clientes. Dicho esto, hay que establecer un límite

1: Decidir qué se debe conservar

Como parte de la limpieza de datos, tratamos de actuar con rapidez y disfrutar de eliminar montones de información anquilosada, pero las empresas tienen que adoptar un enfoque más estratégico.

Para empezar, las empresas deben tener en cuenta las normas de cumplimiento en el momento de decidir qué datos migrar. Por supuesto, las empresas necesitan saber qué datos financieros hay que mantener y durante cuánto tiempo, pero esto es, con frecuencia, más complicado de lo que parece

Las empresas que operan a nivel multinacional no pueden aplicar la misma fecha de vencimiento de sus datos, ya que cada región se rige por diferentes normativas. Las empresas que operan en industrias altamente reguladas, tales como la sanidad y los servicios financieros, tienen que ser más vigilantes en este sentido y hacer una evaluación detallada de sus obligaciones legales en todas las jurisdicciones en las que operan.

Por supuesto, hay poco interés en preservar los datos que son verdaderamente obsoletos e irrelevantes. Con el creciente uso de nuevos sistemas de analítica y de BI es muy recomendable para las empresas retener sus datos históricos para mejorar sus pronósticos, pero en algunos casos el tiempo y el coste requeridos de reunir grandes volúmenes de datos son demasiado elevados en relación con los beneficios esperados. Un análisis realista de coste-beneficio es la mejor manera de gestionar este dilema y asegurarse de mantener la mayor cantidad de datos relevantes sin imponer una carga excesiva en la organización.

También es importante tener en cuenta que muchos datos antiguos son inexactos o anticuados y deben limpiarse, lo que me lleva al siguiente punto.

2: Limpiar y convertir

Cualquier migración a la nube requiere algún grado de validación de datos y eliminación de datos duplicados; ambas tareas pueden llevar mucho tiempo y son complejas cuando se trata de datos ERP. Incluso un error involuntario puede crear problemas. Recuerdo una empresa que había escrito "Dalas" en lugar de "Dallas" al introducir datos de cliente en su sistema heredado y no podía encontrar la información en el lugar correcto de su nube ERP. Más tarde se descubrió que este error de ortografía impedía al software detectar que la ubicación del cliente se encontraba en Texas.

Una de las principales causas de esto es que los sistemas ERP heredados crearon tradicionalmente diferentes conjuntos de archivos para cada país en el que operaba un negocio mientras que los sistemas ERP en la nubeactuales cubren toda la empresa y alojan todos los datos en un solo lugar. Eso significa que al migrar de uno a otro, probablemente habrá muchos casos de datos duplicados y no hay una relación clara entre la información almacenada en diferentes lugares.

A esto se agrega el problema más común de la duplicación no intencional de datos, por ejemplo a causa de una simple falta de ortografía al escribir el nombre de un cliente, que puede haber creado varios registros para una sola cuenta en el sistema heredado. Como saben los expertos en TI, si los datos de entrada no son claros, los resultados del sistema serán inútiles. Por lo tanto, es imperativo que las empresas realicen un proceso de eliminación de datos duplicados con una asignación rigurosa de los campos si quieren mantener los datos adecuados en el lugar adecuado y que sean accesibles a todos.

3: Establecer la correspondencia y asignar

La migración a sistemas ERP en la nube no solo depende de la exactitud de los datos individuales, sino también de la relación entre ellos. Esto es por qué es tan importante no solo asignar estas relaciones, una tarea que puede ser fácilmente realizada por el equipo de TI, sino también determinar su lógica subyacente. Para lograr esto, los jefes de departamento y los directores financieros deben trabajar juntos, porque estas relaciones tienen un impacto fundamental en la estrategia empresarial.

Cualquier proveedor de la nube digno de ese nombre será capaz de proporcionar herramientas que pueden facilitar este proceso, pero al final son la empresa y su equipo financiero los que deben alinear sus herramientas con sus proyectos futuros. Tomemos, por ejemplo, una empresa de fabricación. Cada producto que vende tiene un coste (que incluye, entre otros: la adquisición, la mano de obra, los materiales, la logística, el almacenamiento, etc.), pero también tiene diferentes perfiles de costes (si se envía a diferentes mercados de exportación, por ejemplo). Toda esta información debe ser notificada con precisión en el nuevo sistema ERP de la empresa. Cualquier inconsistencia podría conducir a errores de facturación, lo que podría afectar a la alineación de los clientes y beneficios de la empresa.

La migración a la nube es relativamente simple a medida que transcurren los proyectos de transformación de TI, pero nadie dijo que fuera un proceso sin retos. Lo más importante para cualquier negocio es tomar decisiones tácticas y entender completamente cómo prepararse para la migración antes del lanzamiento. Al centrarse en las variables apropiadas, se aseguran de pasar su ERP a la nube y hacer su transformación sin quemarse los dedos.

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